Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza nowe zadania z zakresu RODO. KSeF to pełnoprawne przetwarzanie danych osobowych, dlatego wymaga analizy ryzyka, przemyślanego zarządzania dostępami oraz gotowości do reagowania na naruszenia. Szkolenie jest stworzone dla osób realnie odpowiedzialnych za bezpieczeństwo danych: właścicieli firm, działów księgowych, compliance, IOD, IT i biur rachunkowych. Prowadzimy krok po kroku przez decyzje, dokumenty i procedury niezbędne, by korzystanie z KSeF było zgodne z prawem i bezpieczne organizacyjnie.

Perspektywa RODO w KSeF

Kurs rozpoczyna się od uporządkowania podstaw: KSeF nie jest wyłącznie projektem podatkowym, lecz przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu RODO. Wyjaśniamy, jakie to rodzi konsekwencje dla administratora danych oraz zespołów, które na co dzień korzystają z systemu. Uczestnik dowie się, które obszary należy uwzględnić, aby praca z e-fakturami przebiegała w sposób zgodny z prawem i bezpieczny organizacyjnie. Pokazujemy, jak przełożyć wymagania RODO na praktyczne działania w firmie: od określenia ról i odpowiedzialności, przez dokumentację, aż po codzienne procedury obsługi faktur w KSeF.

Analiza ryzyka i DPIA

Drugi filar to systematyczne podejście do ryzyka. Pokazujemy, jak rozpoznać zagrożenia związane z obsługą faktur w KSeF i jak przeprowadzić oraz udokumentować analizę ryzyka adekwatną do skali i charakteru przetwarzania. Omawiamy przypadki, w których konieczna może być ocena skutków dla ochrony danych (DPIA), oraz sposób uzasadnienia decyzji o jej wykonaniu lub braku takiej potrzeby. Uczestnik dowie się, jak zebrać informacje, ustalić priorytety działań i przygotować wyniki analizy tak, aby wspierały dalsze decyzje organizacyjne i techniczne.

Rejestr czynności i odpowiedzialności

Szkolenie wyjaśnia, jak prawidłowo ująć KSeF w rejestrze czynności przetwarzania, tak aby odzwierciedlał rzeczywisty przebieg procesu w organizacji. Wskazujemy, jakie elementy opisu są kluczowe i jak je aktualizować w związku ze zmianami sposobu pracy z e-fakturami. Porządkujemy również podział odpowiedzialności pomiędzy Ministerstwo Finansów a administratora danych. Uczestnik zrozumie, jakie zadania leżą po stronie MF, a jakie po stronie organizacji jako ADO, co ułatwia właściwe planowanie działań.

Dostępy, uprawnienia, uwierzytelnianie

Znaczną część szkolenia poświęcamy projektowaniu bezpiecznego modelu dostępu. Uczestnik uczy się, jak zorganizować nadawanie uprawnień i uwierzytelnianie w KSeF, aby ograniczać ryzyko błędów i nadużyć. Omawiamy dobre praktyki związane ze sprzętem, pracą zdalną i środowiskiem IT, które wspierają bezpieczną obsługę faktur. Pokazujemy, jak łączyć wymagania formalne z codzienną pracą zespołów księgowych, compliance, IOD i IT, tak aby procedury były czytelne i możliwe do konsekwentnego stosowania.

Incydenty i naruszenia danych

Końcowy moduł dotyczy reagowania na zdarzenia oraz ograniczania skutków naruszeń. Uczestnik poznaje sposoby redukowania ryzyka przy pobieraniu i przechowywaniu faktur, tak aby minimalizować prawdopodobieństwo incydentów. Omawiamy przebieg działań po wykryciu naruszenia oraz związane z tym obowiązki z art. 33 i 34 RODO. Dzięki temu zespoły zyskują jasność, kiedy i jak zgłaszać zdarzenia oraz jakie kroki podjąć, by przywrócić prawidłowe funkcjonowanie procesów przetwarzania.